El estallido de la Covid-19 ha provocado que las empresas envíen a casa a muchos empleados. Son necesarios nuevos procedimientos y aplicaciones para que no reine el caos.
La crisis por el coronavirus está implantando a marchas forzadas el teletrabajo. Para llevarlo a cabo son tan necesarias las aplicaciones (tecnología) como adoptar nuevos procedimientos. Estas son algunas de las posibilidades.
Dispositivos
Para trabajar desde casa tenemos que contar, como es lógico, con un ordenador lo suficientemente potente. La posibilidad más recomendada por los expertos para llevar a cabo estas tareas es implementar una conexión VPN (virtual private network), que te permita crear una red local sin necesidad de que sus integrantes estén físicamente conectados entre sí, sino a través de Internet.
El acceso abierto a la red propia de una empresa a través de Internet no es aconsejable desde el punto de vista de la seguridad, dado que incluso si el acceso está protegido con una contraseña, esta podría ser detectada en un punto de acceso wifi público.
Una red VPN, en cambio, reduce el riesgo, ya que permite proteger el acceso con una conexión cifrada, de modo que el trabajador tendría el mismo acceso que si estuviera presencialmente en la oficina.
Comunicación
La comunicación resulta básica en estas circunstancias. Para ello, el mercado ofrece diversas herramientas que facilitan el contacto (casi) presencial.
Una de las más extendidas es Slack, una plataforma que permite crear chats de grupos, intercambiar documentos e incluso hacer conferencias con vídeo.
Otro rival de Slack es Flock, una aplicación de mensajería de origen indio, en plena expansión internacional, que tras abordar el mercado de Estados Unidos aterrizó en enero de 2017 en España y el Reino Unido y el pasado marzo en Rusia y Brasil, siempre con versiones en el idioma respectivo de cada uno de esos países.
Gestión
La comunicación no lo es todo, también tenemos que gestionar de alguna manera el flujo de trabajo. Están las Google Apps, un conjunto de aplicaciones cloud ideadas para el trabajo en línea.
Trello es otra de las alternativas preferidas. Es un software y una aplicación para móvil basados en el método Kanban, un sistema japonés que propone ir paso a paso: tarea propuesta, tarea en ejecución, tarea ejecutada. Funciona bajo un modelo freemium y funciona a partir de tableros y tarjetas.
También hará falta llevar un control de los horarios. Para eso pueden ser de utilidad herramientas como Toggl, que sirve para apuntar las horas de trabajo, analizarlas y reorganizarlas si alguien está desbordado. Para controlar el horario también sirve Cucorent.
La herramienta más usada para encuentros y entrevistas de trabajo a distancia sigue siendo Skype, propiedad de Microsoft, si bien comienzan a imponerse otras alternativas como Hangouts, Jitsi, Zoom Meeting, GoToMeeting y Meet de Hangouts.
Procedimientos
Mucho más importante que la tecnología que se use, son los procedimientos que se sigan, según apuntan todos los expertos. Entre los factores clave están la gestión de los horarios y tiempos con los teletrabajadores.
Es necesario encontrar momentos para las labores individuales y grupales, la medición del rendimiento de los empleados con el equipo de trabajo y el establecimiento claro de las tareas que corresponden. Pero también los tiempos límite para llevarlas a cabo y las reglas que deben acatar los miembros de cada grupo. Por lo general, las tareas remotas se asignan por objetivos.
En ColinaNet ofrecemos una conexión IP-VPN para que puedes establecer contacto de forma segura con máquinas que estén alojadas en la red local de la Empresa, ya que la conexión viaja totalmente cifrada para poder comunicar sin temer que los datos sean vulnerables.
